Miteinander. Füreinander. Im Team.

Vergütungsmanagement: Wo Teamgeist der wichtigste Verbündete ist

Wenn angehende Kaufleute im Gesundheitswesen bei ihrer praktischen Ausbildung zum ersten Mal in die Bezügestelle kommen, befragt Birgit Klemm sie gern nach ihren Vorstellungen von diesem Arbeitsfeld: „Typischerweise fallen dann die Stichworte Lohnabrechnung und Bearbeitung von Urlaubs- und Krankenscheinen“, erzählt die erfahrene Teamleiterin, deren Verantwortungsbereich offiziell „Vergütungsmanagement“ heißt, umgangssprachlich aber ganz bodenständig als „Bezügestelle“ geläufig ist. 
Sei´s drum: In einer Begrifflichkeit lässt sich die Komplexität und Vielfalt der Aufgaben sowieso nicht abbilden, die das siebenköpfige Team in Bernburg für die mehr als 3.800 Mitarbeitenden der Salus Altmark Holding erledigt. Die pünktliche Lohn- bzw. Gehaltszahlung ist dabei für jede und jeden Einzelnen spürbar. Wieviel Sisyphosarbeit vielfach dahintersteckt, bleibt den Meisten jedoch verborgen. Das ändert sich jetzt vielleicht, denn für unsere Serie "Miteinander. Füreinander." vermittelte das Team einen Einblick in seine vielschichtige Arbeit.

Damit die monatlichen Abrechnungen möglichst korrekt ablaufen, müssen sich die Frauen nicht nur mit den aktuellen Rahmentarifverträgen und Entgelttabellen bestens auskennen. Vielmehr begleiten sie u.a. die Umsetzung von Dienstplänen, kooperieren mit Krankenkassen, Rentenversicherungsträgern, Elterngeldstellen, Finanzämtern und vielen anderen Behörden. Ebenso ist ihre Expertise ganz wichtig, um Fragen der Mitarbeitenden zu ihren Entgeltabrechnungen, zu tarifvertraglichen Regelungen, gesetzlichen Grundlagen oder auch zu Pfändungsvorgängen beantworten zu können. Und nicht zuletzt ist das engagierte Team – mit allen Höhen und Tiefen – zugleich Sparringspartner für jene Softwarespezialisten, die die hier eingesetzten Digitalanwendungen fortlaufend weiterentwickeln und vom Feedback aus der Praxis profitieren. Man kann es an dieser Stelle ruhig mal sagen: Ein Update kann da unter Umständen zum zeitraubenden Schreckgespenst mutieren. Und wenn dann noch der Zahltag und damit der nächste Abrechnungsdurchlauf naht, steigt der Stresspegel natürlich an ... 

Vergleichbar anstrengende Situationen entstehen mitunter, wenn rechtliche Neuregelungen oder ungewohnte Anforderungen besonders kurzfristig auf das Team zurollen. Speziell die Corona-Pandemie war diesbezüglich ein Trainingslager, in dem oftmals gleich die Wettkampfleistung gefragt war. Beispielsweise gab es mit der Beantragung von Kurzarbeitergeld, wie es in einer Phase der Pandemie für einige Unternehmensbereiche beansprucht werden musste, zuvor keinerlei Erfahrung. In Abwandlung eines Zitats von Heinz Rühmann könnte man sagen: „Immer, wenn man glaubt, mit der Schule der Entgeltberechnung fertig zu sein, wird einem irgendein Sonderkurs offeriert.“    Aktuell bereitet gerade die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Team einiges Kopfzerbrechen, weil das Anliegen des Bundesgesetzgebers zwar nachvollziehbar ist, die beteiligten Akteure jedoch nicht gut vorbereitet sind.       
Klagsamkeit genießt im Arbeitsalltag der lebenstüchtigen Frauen im Alter zwischen 26 und 60 Jahre jedoch kein Aufenthaltsrecht. Lieber nehmen sie ihre Herausforderungen an. Und als wichtigster Verbündeter sitzt der Teamgeist mit am Tisch - bestenfalls verstärkt mit einem selbstgebackenen Kuchen von der dienstältesten Mitarbeiterin Kerstin Hartling. Sie kredenzte auch beim Gespräch für unsere Reihe „Miteinander. Füreinander. Im Team.“ eine oberleckere Zitronentorte. Vielen Dank! Bevor wir nun gleich ins Team-Interview einsteigen, stellen wir Ihnen die Mitarbeiterinnen des Vergütungsmanagements kurz vor:

Yvonne Cairns ist seit 2018 in der Bezügestelle tätig und bezeichnet sich augenzwinkernd als „Jungspund im Team“. Sie kümmert sich um die Entgeltabrechnungen des Fachklinikums und des Maßregelvollzugs Bernburg. Da sie am Standort Bernburg ihr Büro hat und hier persönlich ansprechbar ist, bekommt Frau Cairns besonders oft spontanen Mitarbeiter-Besuch am Schreibtisch, wenn Fragen zum Lohnzettel oder andere Themen zu klären sind. Obwohl das Zeitmanagement dadurch nicht leichter wird, geht sie - soweit möglich - gern auf diese Anliegen ein:  „Da muss das Geplante erst mal warten. Flexibilität ist enorm wichtig .“  

Kerstin Hartling arbeitet seit 38 Jahren in der Einrichtung, davon 37 in der Bezügestelle. Zu ihren allerersten beruflichen Herausforderungen gehörte angesichts des Mangels in der DDR anfangs noch die Wohnraumbeschaffung für Beschäftigte der damaligen Bezirksnervenklinik Bernburg. Frau Hartling ist heute unter anderem für die Entgeltabrechnungen der Zentralen Diensten, bei Salus betreuen & pflegen sowie in der Kinder- und Jugendhilfe verantwortlich. „Das Abwechslungsreiche ist toll, aber man bräuchte für viele Dinge wirklich mehr Zeit. Mich ärgert manchmal das Vorurteil: Wer am Schreibtisch sitzt, hat so nicht viel zu tun.“

Sylvia Herzog ist seit 19 Jahren im Unternehmen. Zunächst war sie als Steuerexpertin in der Salus-Finanzbuchhaltung tätig und wechselte im Jahr 2015 in die Bezügestelle. Auch hier werden ihre Erfahrungen und Kompetenzen als verlässliche Leistungsträgerin längst hoch geschätzt. Nach Gründung der Salus Altmark Holding entwickelte sie sich binnen kürzester Zeit zur Spezialistin im Tarifrecht des TVöD. Frau Herzog bearbeitet die Entgeltabrechnungen für das Altmark-Klinikum Salzwedel, kümmert sich um die Programmpflege und Vieles mehr. „Ich fühle mich hier sehr wohl. Unsere Aufgaben sind vielfältig, mal schauen, was da noch kommt.“

Birgit Klemm kam vor 22 Jahren in die Salus-Bezügestelle und leitet seit Gründung der Salus Altmark Holding das unternehmensweite Vergütungsmanagement. Da sie am Standort Bernburg zugleich die verantwortliche Ansprechpartnerin für Personalthemen vieler Couleur ist, hat sie im Tagesgeschäft längst nicht nur mit Dienstplan- und Entgeltthemen zu tun. Auch bei neuen Anforderungen ist sie stets die erste Ansprechpartnerin. Auf ihr engagiertes Team ist Birgit Klemm richtig stolz und sagt voller Überzeugung: „Mit unseren Aufgaben und der Arbeitsverdichtung kommen wir nur klar, weil wir so eine tolle Truppe sind.“ 

Julia-Marie Shala hat bei Salus den Beruf als Kauffrau im Gesundheitswesen erlernt. Nachdem sie seit Februar 2017 bereits die letzten Ausbildungsmonate in der Bezügestelle verbrachte, blieb sie nach dem Abschluss hier. In bester Erinnerung geblieben ist ihr persönlicher Einsatz als Berufsanfängerin, mit dem sie nach dem plötzlichen Ausscheiden eines Mitarbeiters mal eine besonders brenzlige Arbeitssituation rettete. Frau Shala ist u.a. für die Entgeltabrechnungen im Fachklinikum Uchtspringe und in der Holding einschließlich neuwerk, für Dienstplan-Belange einiger Einrichtungen sowie für Abrechnung, Export und Import aller Zeitzuschläge der Holding verantwortlich. Sie hat die Erfahrung gemacht: „Wer Fristen braucht, um produktiv zu sein, ist bei uns genau richtig.“ 

Julia Ullrich hat die Arbeit in der Bezügestelle schon während ihrer im Jahr 2011 begonnenen Ausbildung bei Salus gefallen. Nach dem Abschluss und einem Abstecher ins Qualitätsmanagement sammelte sie zunächst Berufserfahrungen bei einer Krankenkasse. Als in der Bezügestelle wieder eine Stelle zu besetzen war, kehrte sie 2018 hierher zurück. „Das war wie nach Hause kommen.“ Frau Ullrich kümmert sich u.a. um die Abrechnungen im Maßregelvollzug Uchtspringe, in der Forensa sowie in der Salus-Praxis und Salus-Service.

Melanie Westpfahl verfügt über Berufserfahrungen in der Pflege und absolvierte später - seit 2018 – bei Salus eine Ausbildung zur Kauffrau im Gesundheitswesen mit Schwerpunkt in der Bezügestelle. Nach dem Abschluss wurde sie übernommen und bearbeitet jetzt die Entgeltabrechnungen für das Altmark-Klinikum am Standort Gardelegen einschließlich des Fachärztlichen Zentrums und der Klinikdienste..  „Ich finde die Arbeit spannend, es wartet jeden Tag etwas Neues und Anderes.“ 

Wie sieht ein typischer Arbeitstag bei Ihnen aus?

Birgit Klemm: Der typische Arbeitsalltag ist sehr Surprise. Natürlich hat man immer einen Plan und nimmt sich vor: Das will ich heute schaffen!  (Lachen im Team)  Oft kommt es jedoch anders als gedacht und man muss umdisponieren. Ich hatte zum Beispiel heute zwischen 7 und 9 Uhr schon drei Dienstplanprobleme am Telefon zu klären. Schwuppdiwupp ist bei einem Vorgang schnell mal eine halbe Stunde weg. Das Dienstplanthema schwimmt oft so unterschwellig mit, es ist in der Realität aber ein Riesenjob.   

Yvonne Cairns: Flexibilität ist ganz wichtig. Man kann sich sicherlich für den Arbeitstag was vornehmen, denn die Aufgaben sind ja da. Doch dann klingelt das Telefon, es schreibt die Krankenkasse oder es kommt ein Mitarbeiter: „Ich hab´ da mal ´ne Frage.“ Da muss das Geplante erst mal warten und die Prioritäten sind neu zu sortieren. 

Julia-Marie Shala: Dabei sind die Termine für die Entgeltabrechnungen aber immer sehr präsent. Der eigentliche „Knopfdruck“ – also der Zeitpunkt, wenn wir aus dem Programm raus müssen und die monatliche Entgeltabrechnung abgeschlossen wird - ist nicht das Problem. Die davor investierte Arbeit ist wichtig. Oft werden bis zur letzten Sekunde Daten eingegeben. Man kann sich das wie eine Prüfungssituation vorstellen: Nach intensiver Vorbereitungszeit muss man zur Deadline eben den Stift fallen lassen und kann nichts mehr korrigieren. Wenn dann kurze Zeit später noch eine wichtige Aufgabe eintrifft – zum Beispiel eine Bankverbindungsänderung – ist das richtig fies. Insgesamt lässt sich sagen: Wer Fristen braucht, um produktiv zu sein, ist bei uns genau richtig. 

Yvonne Cairns:  Da sind ja auch wichtige Fristen für das Finanzamt oder die Krankenkassen zu beachten und Checklisten abzuarbeiten. Zum Beispiel: Sind die Langzeiterkrankten richtig abgerechnet? Ist jemand noch arbeitsunfähig oder schon wieder im Dienst? Auf den letzten Drücker steht man meistens ziemlich unter Adrenalin.

Julia Ullrich: Jedenfalls ist unsere Arbeit nicht vordergründig das Eintippeln in den Computer, sondern ganz viel Recherche und Mitdenken. Die Schnittstellen, die wir zum Beispiel mit Krankenkassen, Elterngeldstelle, Rentenversicherungsträger, Softwareunternehmen und vielen anderen haben – funktionieren nicht immer reibungslos. Oftmals lernen die Mitarbeiter auf der anderen Seite mit uns.

Kerstin Hartling: Die Arbeit muss gemacht werden, ganz klar, die Leute wollen – völlig zu Recht – ihr Geld pünktlich haben. Mir wurde schon sehr früh in meinem Berufsleben vermittelt, dass wir Dienstleister sind. Da können natürlich auch mal Fehler passieren – dazu stehen wir, das korrigieren wir.  Für viele Dinge bräuchte man wirklich mehr Zeit, das Abheften und Einscannen kommt meistens zu kurz. Kein Wunder, dass manche Auszubildende schon nach kurzer Zeit sagen: Um Himmels willen, das wäre mir auf Dauer zu stressig. Deshalb ärgert mich das Klischee, das einem manchmal noch begegnet: Wer am Schreibtisch sitzt, hat ja nicht so viel zu tun. 

Melanie Westpfahl: Da uns fast jeden Tag was Neues erwartet, ist der regelmäßige Austausch im Team ganz wichtig. Gesetzesänderungen müssen berücksichtigt werden, Dinge hinterfragt und Probleme geklärt werden: Wie gehen wir damit um?

Birgit Klemm:  Die Arbeit reißt nie ab, Vieles kommt obendrauf, wie zum Beispiel die Bearbeitung der Corona-Entschädigungsleistungen oder seit Jahresbeginn die ganze Umstellung auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Nur weil wir ein so tolles Team sind, ist das zu stemmen. Wenn wir jemanden hätten, der nur Dienst nach Vorschrift machen würde, das mag ich mir gar nicht ausmalen.

Sie haben viele Kontakte mit Beschäftigten, die zum Beispiel Fragen zu ihren Entgeltabrechnungen haben. Wie erleben Sie diese Gespräche? Hört beim Geld die Freundlichkeit auf?

Sylvia Herzog: Man hat sehr angenehme Telefonate, aber auch Situationen, auf die man verzichten könnte. Es ist manchmal nicht einfach, Verständnis zu wecken, wenn etwas nicht richtig gelaufen ist. Oder wenn es völlig korrekt gelaufen ist, der Mitarbeiter aber die Hintergründe – zum Beispiel Protokollerklärungen zum Tarifvertrag oder andere Regelungen - nicht kennt. Die Beschäftigten aus dem Altmark-Klinikum Salzwedel, die ich bearbeite, können nicht einfach mal bei mir hereinschauen. Einen Gehaltszettel am Telefon zu erläutern, kann durchaus eine Herausforderung sein.  

Kerstin Hartling: Wir haben den Anspruch an uns selbst, korrekt zu arbeiten und niemanden unnötig zu verärgern. Und wenn ich etwas nicht verstehe, möchte ich es auch erklärt bekommen. Und meistens verlaufen die Gespräche selbst bei Fragen zu schwierigen Themen – zum Beispiel Überzahlung oder Pfändung - vernünftig. Manchmal gibt es sogar Wertschätzung. Erst kürzlich erreichten mich aus dem Bereich betreuen & pflegen handschriftlich einige sehr freundliche Worte - ich war ganz gerührt und habe mich gefreut. 

Julia-Marie Shala: Die verständliche Vermittlung komplexer Zusammenhänge ist in der Tat eine Hausnummer. Der Klassiker: „Meine Freundin hat das aber auch gekriegt!“ Mit solchen Vergleichen dürfen wir schon aus Datenschutzgründen gar nicht arbeiten, entsprechend schwierig kann eine Erklärung sein. Zum Glück verlaufen aber 99 Prozent der Gespräche gut.

Wie gestalten Sie ihr Miteinander? Gibt es Traditionen und Rituale?

Birgit Klemm: Meine Kolleginnen sind immer, immer offen für Neues und gehen das positiv an. Verständigen, austauschen, kommunizieren, Probleme besprechen ist das A und O. Dabei ist die gegenseitige Unterstützung ganz wichtig. Es wird niemand „im Regen“ stehen gelassen. Dadurch können wir Vieles unter uns klären. Die nächste Instanz ist dann meistens die Technik …

Julia-Marie Shala: Wir lachen viel. Ein flotter Spruch muss zwischendurch immer mal drin sein, damit man sich freuen kann.

Yvonne Cairns: Neben den Arbeitsaufgaben hat jede von uns noch eine bestimmte Funktion, um für Auflockerung zu sorgen. Frau Hartling ist zum Beispiel für das Kuchenbacken zuständig. Wenn Sie den probieren, wissen Sie, wovon ich rede. 
Anmerkung: Geradezu legendär ist der sogenannte „Latschen“. Es handelt sich dabei um selbstgemachten Blätterteig, der mit Eiweiß bestrichen und Sahnepudding gefüllt wird. Das alte Bäckerrezept wurde aus der Altmark von Dorothea Franke überliefert, die in Uchtspringe im Personalmanagement arbeitet.

Birgit Klemm: Geburtstage sind schon ein Event, auch zur Osterzeit und zum Nikolaustag gibt es Überraschungen. Meine Kolleginnen haben stets besondere Inspirationen, sie sind geschickt und sehr ideenreich. In puncto Kreativität bin ich wohl die einzige Fehlbesetzung. Es ist sehr schön und immer anders. Kürzlich hatten wir sogar eine Hochzeit zu feiern, ein paar Glitzersteinchen sind vielleicht immer noch im Büro zu finden …
 

Angenommen, Sie hätten einen Wunsch frei, der mit Unterstützung unser Beschäftigten erfüllt werden könnte. Welcher wäre das?

Julia-Marie Shala: Es wäre sehr hilfreich, wenn sich noch wesentlich mehr Mitarbeiter ihre monatlichen Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen an die private E-Mail-Adresse schicken lassen würden. Das ist die digitale Alternative zur herkömmlichen Papierform.

Kerstin Hartling: Das Drucken, Kuvertieren und Verteilen ist sehr zeitaufwändig. Und wenn die Technik mal streikt, bringt das zusätzlichen Stress mit sich, der vermeidbar wäre.

Brigit Klemm: Der digitale Empfang ist auch unter Datenschutz-Gesichtspunkten vorteilhaft, weil zum Beispiel das Risiko von postalischen Fehlleitungen ausgeschlossen wird. Für die digitale Zustellung kann man sich weiterhin jederzeit anmelden. 

Und so einfach geht´s: 
Teilen Sie dem Personalmanagement per E-Mail an personal(at)sah.info​​​​​​​ unter dem Betreff „Digitale GEHA“ mit, dass Sie Ihre Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung digital erhalten möchten (bitte Name, Vorname, Personalnummer und private E-Mail-Empfangsadresse angeben). Die Unterlagen werden Ihnen dann als verschlüsselte pdf-Datei übermittelt. Für deren Entschlüsselung wird zuvor per Brief ein persönliches Passwort nach Hause geschickt.  

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